Arkivering har altid været vigtigt for enhver organisation, uanset størrelse og type. Det er en måde at bevare og bevare vigtige dokumenter og oplysninger, der kan bevise sin værdi i fremtiden.
Men med den hurtige teknologiske udvikling og øget brug af digitale oplysninger, er digital arkivering blevet mere populært end nogensinde før. Hvis din virksomhed er en af dem, der stadig bruger fysiske eller papirdokumenter til arkivering, er det på tide at overveje den digitale arkiveringsløsning.
I denne blog vil vi diskutere, hvorfor digital arkivering (se PostNord Strålfors for løsninger) er vigtigt for din virksomhed.
Fordelene over traditionel arkivering
For det første er digital arkivering mere effektiv og økonomisk end traditionel arkivering. Med fysiske oplysninger har du brug for masser af:
- Skabsplads
- Dokumentmapper
- Personale til at sortere og arkivere dokumenter og endda ekstra midler til beskyttelse mod brand, oversvømmelse eller tyveri
På den anden side har den digitale metode brug for mindre plads, da den gemmes på hårde diske, skyen eller servere. Den digitale metode sparer også tid for medarbejderne, da de ikke længere skal sortere og arkivere dokumenter manuelt.
Bedre sikkerhed til forretningskristiske dokumenter
For det andet er digital arkivering meget mere sikker end fysisk arkivering. Fysiske dokumenter kan blive stjålet, gå tabt, beskadiges eller ødelægges. Hvis noget af dette sker, vil du miste vigtige data og dokumenter, som kan være svære eller umulige at gendanne.
Ved at digitalisere dine dokumenter er du garanteret at have sikkerhedskopier og beskyttelse mod ulovlige handlinger såsom:
- Hacking
- Phishing
- Malware
- Ransomware eller virus
Du kan også give forskellige adgangsniveauer og begrænsninger for at beskytte følsomme oplysninger om dine kunder og ansatte.
Mere strømlinet adgang
For det tredje garanterer digitale arkiver, at du har konstant adgang til vigtige dokumenter og data. Med digital arkivering kan du få adgang til dine dokumenter fra enhver enhed, hver gang du har brug for det, uden at være på dit primære sted.
Det er også muligt at dele dokumenter hurtigt og nemt med andre kolleger eller overføre til eksterne interessenter. Den digitale metode tillader også søgbare indekser, så du kan finde det, du søger, på et øjeblik. Dette øger produktiviteten og refuserer tidsforbruget for at finde dokumenter.
En mere miljøvenlig løsning
For det fjerde er digital arkivering en miljøvenlig metode i forhold til fysiske dokumenter. En gennemsnitlig virksomhed bruger masser af papir til arkivering af dokumenter, hvilket øger deres økologiske fodaftryk og påvirker miljøet negativt.
Ved at konvertere til digital arkivering minimerer du papirforbrug og sparer træer. Du sparer også yderligere tid og omkostninger til bortskaffelse og genanvendelse af papir og andet affald.
En investering i den moderne virksomhed
Det digitale arkiveringssystem har ændret vores måde at arkivere og bevare vigtige dokumenter på, og det kan ikke ignoreres. Digital arkivering er en effektiv og tilgængelig metode, der beskytter dine data mod tab og datatyveri.
Din virksomhed kan drage fordel af øget produktivitet, besparelser på omkostninger og miljømæssige fordele ved at konvertere til digital arkivering.
Digital arkivering er en enestående mulighed for enhver organisation, der ønsker at holde trit med den teknologiske udvikling og holde sig foran deres konkurrenter.
